נכתב על ידי עלין אדדי*
מה עוד ניתן לומר שלא אמרו כבר על תכניות עבודה? כולנו רגילים שתכניות עבודה נבנות בכל שנה במועד קבוע כדבר שבשגרה. בדרך כלל זהו תהליך / מופע ארוך, מייגע, רוטיני וסיזיפי. אך האם זה חייב להיות כך?
יתכן ואין מנוס מהחלק המייגע, אבל בפוסט זה ברצוני להציג, על קצה המזלג, מספר אפשרויות, פחות שגורות ושחוקות, ליצירת תכניות עבודה לקראת שנת העבודה 2014. אפשרויות אלו מספקות נקודת מבט ועיסוק מעט שונה מהדרך הסטנדרטית בה נהוג לגשת לביצוע או חשיבה על תכניות עבודה, בתקווה כי יוסיפו חידוש מה לתהליך המוכר.
1. Top down – לא ניתן להתחיל לסקור את האפשרויות השונות מבלי הצגה קצרה של השיטה המוכרת והמקובלת של כתיבת תכניות עבודה ארגוניות מרמת המנכ"ל / ההנהלה הבכירה והורדתה ליחידות השונות, כאשר כל יחידה גוזרת בהתאם לכך את המטרות והיעדים שלה לשנה הקרובה. לעתים מתווסף לתהליך ה-Top Down גם שלב של Bottom Up. בניית תכנית עבודה מסוג זה נראית בד"כ בהתאם לתרשים הבא:
בשלב עיצוב המטרות בוחנים בצורה שיטתית את החזון של הארגון, יעדי השנה הקודמת, מגמות חיצוניות לארגון ושינויים פנימיים ומשלבים פעמים רבות מתודולוגיות לבחינת פערים – פערים בין רצוי למצוי; הווה, עבר ועתיד; פנים וחוץ ועוד. מתודולוגייה רווחת בשימוש הינה מתודולוגיית ה-SWOT.
2. Scrum – זוהי מתודולוגיה נוספת לחשיבה ולכתיבת תכניות עבודה, גם היא יחסית יותר מוכרת ומדוברת אך בדרך כלל פחות מיושמת בתחום זה. המתודולוגיה פותחה בעיקרה לניהול תהליכי פיתוח תוכנה ונגזרת מ"משפחת" השיטות ה"זמישות" (Agile), משפחה העוסקת בתהליכי קבלת החלטות וביצוע משימות זריז וגמיש, המותאם לצרכים ולשוק המשתנה תדיר. תהליך העבודה עפ"י מתודולוגיה זו נראה כך:
עפ"י מתודולוגיה זו יש לקחת יעדים ותחומים ולפרק אותם לתתי משימות ולהישגים בטווח זמן המיידי. יצירת תכנית עבודה באופן הזה מאפשרת השגת מטרות בטווח זמן קצר מאוד, עם יכולת הצגת "רווחים מיידים" מדרך הפעולה הנבחרת. תכנית כזו נוחה מאוד לשינויים ומאפשרת עדכון תדיר. חסרונותיה העיקריים הינם בכך שאינה מסתכלת לטווח הזמן הרחוק / העתידי, יישומית מאוד ופחות חזונית. לחצו כאן לקריאה נוספת על מתודלוגיית ה-Scrum.
3. Future search – חקר העתיד. זוהי מתודולוגיה נוספת, שאמנם פחות רווחת ליצירת תכניות עבודה אך מתאימה לעבודה בקבוצה גדולה. המתודולוגיה פותחה ע"י מרווין ויסברוד וד"ר סנדרה ג'נוף ומבוססת על תהליך בשלושה שלבים: עבר, הווה ועתיד. התהליך מאוד מובנה (בד"כ מתרחש בסדנה בת 3 ימים רצופים) ומייצר שלב אחרי שלב התכנסות לכיווני פעולה עתידיים. התהליך מתבסס על שיתוף כלל בעלי העניין בארגון ועל שימוש בחוכמת ההמונים. היתרון הגדול של השיטה הינו במעבר ממומחה הפותר בעיות לעבר "כולם כולל כולם" הם המומחים המשפרים מערכות.
4. מודל "כדור הבדולח" – זוהי מתודולוגיה ייחודית העוסקת בשאלה "מה לא יקרה אם לא נעבוד עליו?" ומנסה לספק לכך תשובות. עפ"י מתודולוגיה זו חוקרים ובוחנים באופן ממוקד את השינויים והמגמות, הן הפנימיים והן החיצוניים לארגון, מזהים מגמות עתידיות ומייצרים תרחישים – חלקם בעלי סבירות גבוהה להתממש וחלקם קיצוניים ומופרכים. לאחר ביצוע חישובים והסתברויות לתרחישים אלו מייצרים תכניות עבודה לטווח הארוך. תכנית זו מציבה יעדים שלפחות בתחילה נראים כבלתי אפשריים להשגה (impossible goal), אך במשך הזמן, בזכות ביצוע תכנית הפעולה הנגזרת מהיעדים, נוצרת הצלחה רבה ביצירת המציאות הארגונית והעסקית ולא רק בתגובה אליה. כך, השיטה מאפשרת להשפיע על המציאות ולא רק להיות תגובתיים אליה. יתרון נוסף הוא שהשיטה מאפשרת לעסוק בנושאים ותחומים שבדרך כלל אינם זוכים להתייחסות, מכיוון שהינם רחוקים מדי בזמן או קשים מדי לתפיסה. בניית תכנית עבודה מסוג זה נראית בד"כ בהתאם לתרשים הבא:
לסיכום, למרות שלעתים אין זה נראה כך, לתהליך יצירת תכניות עבודה יכולות להיות חלופות שונות, כאשר אלו שהוצגו כאן הן רק מדגם שאינו מייצג (אך מעניין ומגוון) של האפשרויות. זכרו שגם תהליך זה יכול להיות מעניין, מגוון ואף מלהיב, יחד עם היותו יעיל ומדויק.
[מעבר למתודולוגיות ישנו כמובן התוכן – למי שמעוניין להיחשף למגמות משאבי אנוש לשנה הבאה, לסיוע ביציקת התוכן לתכנית העבודה – מומלץ להיכנס למילוי סקר משאבי אנוש השנתי, דרך הפוסט הקודם]
באיחולי דרך צלחה…
*עלין אדדי היא יועצת ארגונית ב"לוטם"
לוטם | ייעוץ ארגוני, אסטרטגיה ארגונית 